Một số ứng viên bị từ chối đơn xin làm việc, học tập hoặc thăm Canada giờ đây sẽ nhận được thông tin chi tiết hơn về quyết định – trực tiếp từ viên chức xem xét hồ sơ.
Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã bắt đầu cung cấp các “ghi chú quyết định của viên chức” mới cùng với thư từ chối đối với một số loại đơn xin, kể từ ngày 29 tháng 7 năm 2025.
Hiện tại, những ghi chú từ chối này chỉ có sẵn đối với các đơn xin cư trú tạm thời. Ngoài ra, các công dân nước ngoài nộp đơn qua Cổng thông tin IRCC mới sẽ không nhận được ghi chú quyết định của viên chức vào lúc này.
Các loại đơn nào sẽ nhận ghi chú quyết định của viên chức?
Hiện tại, ghi chú từ chối chỉ có sẵn cho các loại đơn sau (bao gồm cả gia hạn):
- Visa cư trú tạm thời (TRV) – ngoại trừ giấy phép đi lại điện tử (eTA) và Giấy phép Cư trú Tạm thời (TRP);
- Hồ sơ khách du lịch;
- Giấy phép học tập;
- Giấy phép làm việc.
Cơ quan này dự kiến sẽ bổ sung ghi chú quyết định của viên chức cho các loại đơn khác trong tương lai.
Ứng viên sẽ nhận ghi chú quyết định của viên chức như thế nào?
Nếu đơn của bạn bị từ chối, IRCC sẽ chủ động cung cấp ghi chú quyết định của viên chức cùng với thư từ chối – bạn không cần yêu cầu thêm.
Tuy nhiên, IRCC lưu ý rằng có thể sẽ bỏ qua “một số phần của ghi chú theo từng trường hợp” vì lý do bảo mật, quyền riêng tư hoặc các vấn đề khác.
IRCC sẽ gửi thư từ chối và ghi chú quyết định của viên chức đến ứng viên hoặc đại diện được ủy quyền của họ.
Làm thế nào để nhận thông tin chi tiết hơn về đơn của mình?
Ứng viên muốn nhận thông tin chi tiết hơn về đơn của mình, và có thể là một quyết định từ chối, có thể yêu cầu ghi chú từ Hệ thống Quản lý Hồ sơ Toàn cầu (GCMS) từ IRCC.
Những ghi chú này ban đầu được lưu trữ trong Hệ thống Quản lý Hồ sơ Toàn cầu của IRCC. Khác với ghi chú quyết định của viên chức mới, ghi chú GCMS phải được yêu cầu bởi ứng viên thông qua yêu cầu Tiếp cận Thông tin và Quyền riêng tư (ATIP).
Ghi chú GCMS là gì?
Ghi chú GCMS là hồ sơ chính thức do IRCC lưu giữ về một đơn xin nhập cư, cũng như bất kỳ thông tin nào mà cơ quan này đã thu thập về ứng viên.
Ghi chú này bao gồm các chi tiết về đơn, quan sát của viên chức và cập nhật về quá trình xử lý, cung cấp cái nhìn sâu sắc về tiến trình hoặc các vấn đề tiềm ẩn với hồ sơ của bạn.
Ghi chú GCMS có thể được nhận qua yêu cầu ATIP, tương đương với yêu cầu Thông tin Công cộng ở Canada.
Theo luật Canada, IRCC và Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA) thường phải phản hồi trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận yêu cầu, nhưng có thể yêu cầu thêm thời gian tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ.
Ai có thể yêu cầu ghi chú GCMS?
Ghi chú GCMS có thể được yêu cầu bởi:
- Công dân Canada;
- Cư dân thường trú;
- Những người có mặt tại Canada.
Các ứng viên ở ngoài Canada phải sử dụng đại diện (như công dân Canada, cư dân thường trú hoặc tổ chức có trụ sở tại Canada) và cung cấp một mẫu đơn đồng ý đã ký.
Khi nào có thể yêu cầu ghi chú GCMS?
Bạn có thể yêu cầu ghi chú GCMS khi đơn của bạn vượt qua kiểm tra tính đầy đủ R-10, là xác nhận của IRCC rằng tất cả tài liệu yêu cầu đã được nộp. Đây là thời điểm sớm nhất mà ứng viên có thể yêu cầu ghi chú GCMS.
Tuy nhiên, yêu cầu ghi chú GCMS sau khi quá trình xử lý đơn đã bắt đầu sẽ thường cung cấp ghi chú chi tiết hơn. Nhiều người yêu cầu ghi chú GCMS sau khi nhận được quyết định về đơn của họ từ IRCC.
Cách yêu cầu ghi chú GCMS
Yêu cầu ghi chú GCMS thường bao gồm ba bước:
- Thu thập các chi tiết đơn liên quan giúp IRCC xác định hồ sơ của bạn:
- Tên đầy đủ, ngày sinh, Mã số Khách hàng Quốc tế (UCI), số đơn và thông tin liên lạc.
- Nộp yêu cầu ATIP:
- Trực tuyến hoặc qua bưu điện thông qua IRCC (hoặc qua đại diện nếu ở ngoài Canada).
- Thanh toán phí $5 (trực tuyến hoặc bằng séc/tiền gửi nếu gửi qua bưu điện).
Cập nhật mới từ IRCC và tác động đến người nhập cư
IRCC đã bắt đầu cung cấp ghi chú quyết định của viên chức cùng với thư từ chối cho các đơn xin cư trú tạm thời, như visa tạm trú, giấy phép làm việc và học tập. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ hơn lý do từ chối và tăng cường tính minh bạch trong quá trình xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, hiện tại ghi chú quyết định chỉ áp dụng cho các đơn xin tạm trú và không có sẵn cho những đơn nộp qua Cổng thông tin IRCC mới.
Ngoài ra, ứng viên cũng có thể yêu cầu ghi chú từ Hệ thống Quản lý Hồ sơ Toàn cầu (GCMS) để có cái nhìn chi tiết hơn về quyết định của IRCC. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho những người nhập cư muốn nắm bắt thông tin đầy đủ và kịp thời về hồ sơ của mình, giúp họ đưa ra quyết định thông minh về các bước tiếp theo trong quá trình nhập cư. Những thay đổi này không chỉ mang lại sự minh bạch mà còn làm cho quy trình nhập cư trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn đối với ứng viên.